Sistema de controle financeiro: como ele pode ajudar a sua empresa

É, portanto, uma ferramenta estratégica e operacional, sinônimo de performance, otimização de custos e recursos.

O Que é um sistema de controle financeiro (ERP)?

O ERP é utilizado para rastrear todas as informações e processos de negócios de uma empresa. Um ERP é necessário para qualquer empresa, nem que seja para gerenciar sua contabilidade, que muitas vezes é o principal uso de um sistema de controle financeiro.

Além disso, o ERP pode ser estendido a todas as outras operações de seu negócio como estoque, gerenciamento de pedidos, contabilidade, recursos humanos, gerenciamento de relacionamento com o cliente, cadeia de suprimentos, entre outros.

Cada empresa coleta muitos dados que são armazenados no ERP. Esta base de dados comum permite à empresa navegar entre o micro (o negócio, visão operacional) e o macro (a visão global e estratégica da empresa).

Como um sistema de controle financeiro pode ajudar minha empresa?

Esta visão clara, baseada em dados, permite planejar, decidir e medir em tempo real a atividade global de uma empresa ou a atividade de uma unidade e corrigir possíveis falhas, se necessário. Entre os principais benefícios que um sistema de controle financeiro pode trazer ao seu negócio, podemos destacar:

– Melhora a gestão

O ERP é um sistema que está no centro do negócio. Permite ter uma visão precisa, a qualquer momento, de todas as operações realizadas.

Da compra da matéria-prima ao faturamento do cliente que compra o produto final, passando pela escolha do fornecedor, pela produção do produto acabado, pelo armazenamento e pela distribuição … Toda essa cadeia é gerenciada pelo ERP.

Isso permite que os gerentes identifiquem quais processos estão funcionando bem e quais precisam ser melhorados. Mas também, que descubra oportunidades de crescimento e tome decisões com mais rapidez.

– Centraliza o gerenciamento de dados e a base de clientes

Uma das principais vantagens de um sistema de controle financeiro é a centralização dos dados em “um único espaço” em uma única plataforma.

Este espaço é multi-dispositivo (computador, tablet ou celular), com isso, você pode acessar dados importantes como faturas, recibos, estoques, contato, de qualquer lugar. A centralização permite:

● Conhecer melhor seus clientes graças a um banco de dados enriquecido;

● Auxilia no gerenciamento de prospectos e clientes, permitindo saber com precisão o que compram e com que frequência;

● Fazer o gerenciamento de contatos;

● Gerar orçamentos mais rápidos e agilizar as vendas;

● Gerenciar as tarefas com os seus colaboradores e medir a performance de cada um;

● Aprimorar as ações de vendas;

● Fazer um acompanhamento dos resultados (Follow Up);

● Enviar lembretes constantes para o fluxo de contatos;

● Gerenciar as etapas de seu funil de vendas;

● Gerenciar os leads e transformá-los em prospectos.

● Aumentar as vendas!

– Mais segurança para seus dados

Sua empresa constrói um banco de dados de clientes e estes dados ficarão salvos e seguros no próprio sistema de controle financeiro que é criptografado e possui acesso extremamente limitado. Isso evita que estes sejam perdidos se o dispositivo de conexão for perdido / roubado.

– Economiza seu tempo junto ao contador

Toda empresa possui suas obrigações contábeis, o que geralmente consome muito tempo, paciência e uma grande quantidade de burocracia.

Com um ERP, todos esses documentos podem ser reunidos em minutos, pois o sistema permite reunir informações regulares como:

● Emissão e controle de notas fiscais (NFe, NFCe, CTe);

● Fazer o cálculo correto dos seus principais tributos;

● Integração com o TEF para controle em tempo real das vendas;

● Gerenciar a folha de pagamentos dos colaboradores como salários, comissões das vendas, etc.;

● Armazenar e gerar relatórios regulares de todas as operações contábeis relacionadas ao seu negócio.

– Auxilia no controle do seu estoque

O estoque é o pulmão de qualquer negócio que necessite de vendas para funcionar corretamente. Organizá-lo, ter um controle sobre os números, quantidades, pedidos, ativos, recebíveis é fundamental para evitar prejuízos e até mesmo a falência da empresa.

Ao contar com o auxílio de um sistema de controle financeiro para gerenciar o estoque de sua empresa, você estará automatizando as principais tarefas como:

● A Importação de XML de compra com todos os cadastros salvos no automático;

● Controle total e relatórios sobre produtos, fornecedores, contas a pagar, contas a receber, pendências, tipos e quantidade de lotes, produtos em falta, produtos encalhados, controle de validades, entradas e saídas de mercadorias de acordo com o fluxo de vendas e compras, devoluções, movimentações fixas e avulsas, reservas, encomendas, balanços, razonetes, relatórios de inventário, etc.

– Redução de gastos com logística

A Logística é um processo que exige relatórios periódicos e melhorias contínuas, portanto, desprezar esta operação da empresa é garantir prejuízos severos no futuro.

Um sistema de controle financeiro permite gerenciar, aprimorar e reduzir seus custos com transporte, logística e pessoal. Com dados precisos ele permitirá acompanhar em tempo real:

● Desempenho da frota e gastos com combustível;

● Melhores rotas de entrega;

● Expedição correta de mercadorias;

● Reserva e separação correta de pedidos;

● Gerenciar o fluxo de trabalho evitando o retrabalho, entre outros.

– Melhora as vendas e o fluxo de caixa

O Fluxo de caixa é vital para seu negócio, sem ele, todas as outras operações da empresa simplesmente param de funcionar e o seu crescimento vai estagnar completamente.