Nesse post, nós vamos falar sobre os 6 erros mais comuns na emissão de notas fiscais, mas antes de tudo queremos ressaltar que a emissão das notas fiscais é EXTREMAMENTE importante em qualquer tipo de negócio. A sonegação fiscal é crime, passível de multas e, em casos mais sérios, até a prisão.
A Lei 4.729/1965 afirma que: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.
Existe apenas uma exceção. O Microempreendedor Individual que vende para pessoa física não precisa emitir. Fique atento e em caso de dúvidas sempre consulte o seu contador.
1. Confusão entre XML, DANFE e NFe:
É muito comum ocorrer uma confusão entre os conceitos de cada documento. Entenda o conceito de cada um deles:
Nota fiscal eletrônica:
Documento de existência digital, emitido e armazenado em formato eletrônico. A NFe tem o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviço e surgiu em substituição à tradicional nota fiscal em papel.
DANFE:
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é uma representação simplificada (física) da NFe.
O DANFE não possui valor fiscal para aqueles obrigados à emissão de NF-e, por isso, não precisa ser arquivado.
Dessa forma, o dado mais importante que consta no documento é a chamada “chave da nota”, a referida chave é composta por 44 números que identificam a NFe e permitem consulta e download do documento em XML.
XML:
Arquivo de registro da NFe. Trata-se da nomenclatura dada ao arquivo da nota fiscal eletrônica. O layout é padrão em todo o Brasil, obedece às regras fiscais vigentes no país.
O arquivo XML depende de programas (aplicativos/softwares) específicos para ser lido.
2. Confundir os tipos de notas fiscais:
Existem três tipos de notas fiscais de vendas:
- A Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) deve ser emitida na venda de produtos físicos. Sabe quando você compra um livro ou um eletrônico pela internet? Então, quando a mercadoria chega, você também recebe a sua NF-e.
- A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) está relacionada à prestação de serviço. Academias, oficinas de carro, cursos de idiomas e diversos outros estabelecimentos precisam emití-la. Além disso, a NFS-e também é a nota que representa o mercado digital. Caso você venda cursos online, mentorias ou ebooks, será necessário emitir NFS-e para cada venda realizada. A NFS-e é um documento municipal. Isso quer dizer que cada prefeitura tem legislações e regras diferentes, principalmente quando se trata da emissão de NFS-e via webservice.
- E por ultimo, a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é o documento que está substituindo o cupom fiscal eletrônico em todo o país, sendo emitida pelo varejo nacional. Por ser um documento regulamentado e emitido pelas Secretarias da Fazenda, existem particularidades em cada estado. Os comerciantes paulistas, por exemplo, precisam utilizar o SAT Fiscal, que é um dispositivo físico, para emitirem NFC-e em contingência. Isto é: quando não há comunicação com a Secretaria da Fazenda, o SAT entra e ação e emite o documento. Já o estado de Minas Gerais ainda está implementando a Nota de Consumidor Eletrônica. Espera-se que todos os varejistas utilizem a NFC-e em MG até o primeiro trimestre de 2020.
3. Armazenamento inadequado da NFe:
Muitas empresas têm dificuldade na organização e armazenamento das notas fiscais eletrônicas.
Cumpre anotar que, segundo a legislação brasileira, a NFe deve ser armazenada pelo prazo estabelecido na legislação tributária (arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional), devendo ser disponibilizado para o Fisco quando solicitado.
Além disso, arquivar as notas fiscais é essencial para usar garantia de produtos, por exemplo.
Outra vantagem de arquivar esses documentos é que você pode utilizar as informações das vendas para tomar decisões gerenciais relevantes para o seu negócio.
Uma dica importante para o armazenamento da NF-e: você pode guardar os arquivos XML utilizando softwares especializados direcionados à gestão desses documentos.
4. Agrupar todas as vendas do mês em uma nota fiscal:
Pense no seguinte exemplo: uma loja de roupas fez 10.000 vendas em um determinado mês. Essa loja não pode colocar todas as vendas em uma mesma nota fiscal.
Ou seja, se a loja de roupa fez 10.000 vendas, será necessário emitir 10.000 notas fiscais, não importando se ela opta pelo Simples Nacional ou pelo Lucro Presumido.
Além de evitar autuações da receita federal, isso possibilita o cancelamento de nota fiscal e os reembolsos, o que é um direito do consumidor.
5. Desatenção com o Certificado Digital:
Muitas empresas não dão a devida atenção ao Certificado Digital,este atua como assinatura da empresa na nota fiscal eletrônica.
O certificado é essencial para emitir a NFe, pois permite e identificação da autenticidade do emissor.
Para obtenção do Certificado Digital, você deve manter contato com uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil).
Certifique-se de que a Autoridade Certificadora é registrada e autorizada pela ICP, para segurança quanto à legalidade e procedência do Certificado adquirido.
6. Preenchimento incorreto dos dados da NFe:
Um dos erros mais comuns na emissão de notas fiscais, concerteza é o preenchimento incorreto dos dados. Estima-se que um empreendedor gaste, pelo menos, 5 minutos para gerar uma NF-e, porque é preciso preencher todos os dados da venda — e é aí que mora o perigo. O preenchimento incorreto de uma informação na nota fiscal eletrônica pode causar muitos transtornos à empresa. Digitar o CNPJ, o endereço, a NCM, o CFOP e tudo que é exigido pela Sefaz ou pela Prefeitura é algo que abre brechas para falhas. Qualquer informação errada pode invalidar a NF-e, atrapalhar o pagamento de impostos e causar o retrabalho. Por isso, é necessário ter muita atenção.
Caso sua empresa erre no preenchimento de uma nota fiscal eletrônica, o fisco disponibiliza a opção da Carta de Correção.
Empreendedores focados no desempenho do negócio utilizam a emissão automática de nota fiscal para evitar esses problemas. Mas como isso acontece?
Pois bem, um emissor inteligente de NF-e permite que você deixe todo o fluxo no piloto automático e está integrado aos principais meios de pagamento do mercado. Nessas horas, você pode escolher quando emitir a nota, seja no momento da venda ou após a garantia, e enviá-la por email para o cliente.
P.S: Conheça o Emissor de NFe da PowerSystem, um software que foi desenvolvido para facilitar a sua vida e economizar o seu tempo! (http://pwrti.com)
